17 июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.
июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.
Руководство проектом осуществляли: Кириллов Максим Владимирович и Тимошина Мария Юрьевна. Сопровождение проекта на объекте осуществляла Зубкова Юлия Дмитриевна.
Цели проекта:
- 1. Проведение диагностики документации и процессов, входящих в зону ответственности Хозяйственного отдела административно-финансового департамента с целью выявления рисков и слабых мест, которые затрудняют сопровождение организации при стремительном и устойчивом ее росте.
- 2. Выдача рекомендаций для создания эффективно функционирующего Хозяйственного отдела, способного обеспечить сопровождение устойчивого роста организации.
Перечень работ:
На основании указанных в ТЗ функций Хозяйственного отдела Заказчика, были проведены следующие мероприятия:
- 1. Диагностика документации. Изучение политик и процедур, действующих в организации и относящихся к хозяйственному отделу, ее организационной структуры, а также бизнес- процессов хозяйственного отдела, должностных инструкций сотрудников, системы мотивации сотрудников ХО.
Срок: 7 рабочих дней.
Вовлеченность персонала организации: уполномоченные сотрудники организации.
Результат: На основании проведенной диагностики выдаем рекомендации по разработке недостающей документации, ее актуализации или внесению изменений.
- 2. Выявление рисков. Формирование рекомендаций по их снижению.
Срок: 7 рабочих дней
Результат: На основании проведенной диагностики выдаем справку с обнаруженными рисками и выдаем рекомендации по их минимизации.
- 3. Мероприятия, направленные на повышение эффективности работы Хозяйственного отдела.
Срок: 12 рабочих дней
Результат: На основании детального анализа хозяйственных процессов выдача рекомендаций по расчету количества сотрудников в Департаменте, а также рекомендаций по реорганизации выявленных неэффективных процессов, предложения по внедрению инновационных эффективных процессов. Составление диагностической карты.
3.1. Ежедневные обходы и контроль исправного состояния мест общего пользования.
- Составление диагностических карт, чеклистов для технического персонала.
- Разработка системы оценки и мотивации персонала.
3.2. Ведение договоров и счетов по текущей хозяйственной деятельности Хозяйственного отдела.
- Оценка существующей системы закупок.
- Оценка существующих регламентов согласования договоров и закупочных процедур.
3.3. Мелкий ремонт и перемещение мебели по заявкам.
- Оценка эффективности существующего Service Desk.
- Оценка регламентных сроков по каждой категории инцидентов.
- Разработка системы оценки и мотивации персонала.
3.4. Организация рабочих мест сотрудников.
- Оценка существующих стандартов по организации рабочих мест.
- Предложения по эффективному использованию офисных площадей.
3.5. Взаимодействие с управляющей компанией и оформление материальных пропусков.
- Определение порядка взаимодействия с управляющей компанией.
3.6. Погрузочно-разгрузочные работы, прием и выдача материальных ценностей со склада.
- Что является основанием для покупки и выдачи ТМЦ?
- Ведение корректного учета, своевременное отражение движения материалов.
3.7. Ежедневное снабжение офиса (чай, кофе, сахар, молоко, канцелярия и т.п.).
- Оценка организации мест питания для сотрудников: столовых, кофепоинтов.
- Подготовка предложений по оптимизации оборудования, а также инновационных решений на рынке в части организации дополнительных точек питания.
- Оценка существующих лимитов по обеспечения канцелярских и хозяйственных товаров, разработка предложений.
3.8. Подготовка инфо-центра к проведению различных мероприятий.
- Систематизация бронирования помещений, аудиторий для проведения мероприятий.
- Мониторинг эффективности текущего сопровождения и подготовки мероприятий, силами секретаря, кофе-леди.
- 4. Предлагаемые дополнительные работы:
- Организация зон для неформального общения сотрудников Заказчика.
- Организация мероприятий и активностей на офисной площадке для усиления вовлеченности сотрудников.
Общая продолжительность работ: 30 рабочих дней
Эксперты ассоциации «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» не только проводят аудит АХД, выявляют риски и помогают выстраивать процессы, но и помогают выбрать и внедрить оптимальные практики по оптимизации.
Отзывы о выполненных работах:
Для заказа услуг по диагностике и консалтингу просим обращаться к президенту Ассоциации Багманян Олесе Валерьевне по электронной почте ahp@proffadmin.ru или по телефону 8-916-872-17-03
Представители Ассоциации применят к проектам инновационные принципы работы, которые заключаются в том, что эксперты интегрируют международный опыт по построению бизнес-процессов в управлении хозяйственной деятельностью организации и успешный опыт ведущих российских коммерческих компаний.
.jpg)
