Офис с ремонтом или без?

Каждая компания хотя бы раз за период своего существования сталкивается с необходимостью переезда в новый офис. В таких случаях перед специалистом, ответственным за передислокацию, возникает целый ряд очень важных вопросов.

В первую очередь, это, конечно, вопрос о местонахождении нового офиса, во вторую – само здание бизнес-центра. Но на этом процесс выбора не заканчивается. Также предстоит определиться с архитектором и генеральным подрядчиком, с компаниями, которые выполняют узконаправленные работы по устройству систем IT, видеонаблюдения и конференцсвязи, а также по наладке систем, обеспечивающих безопасность и противопожарную защиту офисного пространства.

Предлагаю более подробно остановиться на самом важном, на мой взгляд, этапе – выборе самого здания – и подробно разобраться во всех нюансах этого непростого процесса.

На рынке коммерческой недвижимости Москвы в основном представлено два типа офисных помещений: с отделкой и без отделки. Итак, вы столкнулись с выбором: взять в аренду помещение без отделки (shell and core) или готовый офис с отделкой под ключ. У каждого из этих вариантов существуют свои плюсы и минусы.

Офис под ключ

Казалось бы, что может быть проще, чем уже готовый офис с добротной отделкой и укомплектованный инженерными системами. Однако на самом деле не все так гладко, как уверены арендаторы, выбирающие такие офисные пространства. Во-первых, стоимость таких помещений на первый взгляд выше, нежели аналогичных, но без отделки[КИА1] . Но этого никто и не скрывает. Так в чем же подводные камни, казалось бы, самого простого варианта?

Предположим, что отделочные материалы, использованные в выбранном варианте, удовлетворяют ваш изысканный вкус и желания перекрасить стены или заменить ковровое покрытие не возникает. Но если данное офисное пространство уже эксплуатировалось предыдущим арендатором, что весьма распространено на рынке представленных площадей, то требуется ряд необходимых работ: от простой подкраски стен в проходных местах, замены отдельных участков коврового покрытия со всевозможными пятнами, потертостями, устранения возможных дефектов потолка в виде разводов и загрязнений вплоть до замены отдельных поврежденных участков (косметика).

Однако на этом доведение до ума такого офиса не заканчивается. Необходимо проверить корректную работу инженерных систем, поддерживающих жизнеспособность, комфорт и безопасную среду офисного пространства. Данные системы требуют особого внимания при выборе и приемке готового офиса. Ведь офис – это не только красивые стены, пол, потолок и мебель, но и огромное количество кабелей, всевозможных трубопроводов и воздуховодов, которые скрыты от посторонних глаз за подвесным потолком и под фальшполом. И эти системы также подвержены износу и выходу из строя (в некоторых продвинутых офисах таких систем более 30).

И вот мы устранили все недоставки отделки, доставшиеся по наследству от предыдущего арендатора, выполнили профилактику и настройку инженерных систем, разобрались со всеми кабелями и автоматикой, но и это еще не все. Скорее всего, та планировка, которая удовлетворяла все потребности прежнего владельца, вам не подойдет. Возможно, потребуются возведение пары-тройки перегородок или демонтаж лишних, дабы с удобством разместить многочисленные отделы в соответствии с вашей спецификой работы.

И вы наверняка не задумывались о том, что незначительная перепланировка готового офисного пространства повлечет за собой иногда значительные изменения инженерных систем. А это шумные и пыльные работы, которые невозможно проводить в рабочее время в уже действующем бизнес-центре. Следовательно, работы выполняются только по ночам или в выходные дни, что влечет за собой потерю времени и финансовые издержки.

Не стоит забывать о необходимости согласовывать производимые изменения с собственником помещения и его инженерной службой. К примеру, устройство одной перегородки, разделившей open space на две части, стоило заказчику порядка 1 млн рублей и нескольких месяцев согласований данного изменения с собственником здания.

Также помещения под ключ, которые обычно сдаются как полностью укомплектованные, потребуют докупить дополнительную мебель или заменить недостаточно яркие светильники, отрегулировать провисшие двери или обновить выцветшие жалюзи.

В итоге готовое офисное помещение, которое не было заранее спланировано именно под ваши запросы и требования, может потребовать дополнительных финансовых и временных затрат.

Shell and core

Что же касается помещений без отделки, здесь вас могут поджидать другие сюрпризы.

Арендаторы зачастую при подсчете количества сотрудников, которое может вместить в себя новая площадь, ошибочно прибегают к простой формуле: делят общую площадь помещения на 10 кв. метров на человека, получая общее количество рабочих мест. Однако это не совсем верно. Не стоит забывать о стандартном наборе помещений, который присущ каждому офисному пространству: ресепшен, переговорные комнаты, серверные, мини-кухни, санузлы, технические и подсобные помещения, архив и гардероб, а также коридоры.

Большое внимание следует уделить инженерным мощностям, выделяемым зданием на конкретную площадь. Есть риск столкнуться с нехваткой объема общеобменной вентиляции, малым количеством выделяемого холодоносителя для системы кондиционирования или недостатком электрической мощности. О таких нехватках мощностей арендатор зачастую узнает от проектировщиков уже намного позже подписания договора аренды и получения технических условий.

Также может оказаться сюрпризом понижение уровня потолка из-за невозможности компактно разместить всю инженерную начинку в запотолочном пространстве. Возможны и прочие инженерно-технические нюансы.

В крупных бизнес-центрах, особенно это касается зданий, распложенных в пределах Бульварного кольца, существуют свои специфичные требования относительно зоны контроля дизайна. Обычно этот контроль распространяется на 3–5 метров от фасадного остекления в глубь помещений и может затрагивать такие аспекты, как вид штор или жалюзи, материал и цвет перегородок, особенность светильников и конструкция потолка.

Но не будем забывать о положительной стороне помещений без отделки. Безусловно, это их более низкая стоимость, поскольку вы получаете абсолютно пустое помещение с голыми стенами. При этом вы самостоятельно, хотя, конечно, лучше с архитектором, планируете пространство нового офиса с чистого листа, определите набор помещений, их площадь, количество и расположение исключительно по вашим требованиям и специфике работы компании, а также заложите оборудование, которое полностью будет удовлетворять вашим потребностям и вашему бюджету.

У каждого помещения есть свои плюсы и минусы, и ваша задача состоит не только в том, чтобы взвесить те, что лежат на поверхности, но и суметь увидеть намеренно скрытые или на первый взгляд кажущиеся незначительными.